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Office Manager et Assistant.e de Direction anglais courant en CDD à Rueil-Malmaison H/F

Dynamis-RH, spécialiste des métiers de la Comptabilité, Gestion, Paie, Ressources Humaines, Juridique et Digital/IT recherche pour l’un de ses clients, un(e) Office Manager et Assistant.e de Direction anglais courant en CDD à Rueil-Malmaison H/F.

Description

Nous recherchons pour une société internationale située à Rueil-Malmaison, un.e Assistant.e de Direction Générale et Office Manager, anglais courant, pour un CDD à pourvoir dès que possible (un préavis peut être gérable). Le poste s'ouvre dans le cadre d'un remplacement et est à pourvoir pour une durée initiale de 4 à 6 mois.

Rattaché.e à la Direction générale, vous serez un pilier essentiel au bon fonctionnement de la structure grâce au soutien apporté au DG sur la partie administrative, et à votre rôle d'interface et de coordination avec les autres départements et directions internes du groupe, ainsi que les collaborateurs français et les prestataires externes.

A ce titre, vous prendrez en charge les sujets liés au bon fonctionnement de l'entreprise, dont la gestion des locaux et du parc automobile, et l'optimisation de la charge administrative et des dépenses liées aux prestations.

Vos missions seront les suivantes:

ASSISTANAT DE DIRECTION GENERALE :
- Traiter les dossiers et les tâches spécifiques confiées par le DG,
- Être l'intermédiaire entre le DG et ses interlocuteurs internes et externes, et assurer la bonne transmission de l'information entre les différents partis,
- Préparer et actualiser les outils et le suivi des actions du Comité de Direction,
- Organiser et rédiger les minutes des réunions du Comité de Direction,
- Veillez à la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe de Direction.

OFFICE MANAGEMENT :
- Gérer la relation contractuelle, le suivi et l'optimisation des coûts avec les prestataires pour les moyens généraux du siège social,
- Veiller à la continuité des services,
- Mettre en œuvre la stratégie de communication et les moyens utilisés, en relais à la Direction Générale,
- Assurer la cohérence des outils de communication en respect de la stratégie et de l'identité du groupe,
- Organiser ponctuellement des événements d'entreprise,
- Piloter la gestion du parc auprès des loueurs, prestataires et conducteurs,
- Optimiser les coûts et les dépenses.

AUTRES INTERACTIONS :
- Assurer l'accueil téléphoniques du standard un jour par semaine,
- Gérer la boite mail générique de la société en France,
- Assurer les mises à jour du site internet de la filiale française,
- Aider à la mobilité de l'une des personnes en situation de handicap au sein de l'entreprise.

Profil

Idéalement diplômée d'un BTS d'Assistanat de gestion PME-PMI, ou d'Assistant manager, vous disposez d'une solide expérience en tant qu'Assistant.e de Direction, et disposez de 5 à 7 ans d'expérience sur un poste similaire.

Bon.ne communiquant.e, vous êtes doté.e d'une excellente expression orale et écrite, et d'un niveau d'anglais courant ou bilingue, à l'oral et à l'écrit.

Organisé.e et polyvalent.e, vous faites preuve de rigueur et savez vous adapter rapidement au changement en étant agile dans la priorisation de vos différentes tâches. Vous avez le sens du service et un bel esprit d'initiative.

Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique et maîtrisez les outils bureautiques classiques.

On reconnait en vous de belles qualités relationnelles et d'écoute. Vous avez une bonne intelligence des personnes et savez vous adapter aux situations et à vos interlocuteurs.

Vous êtes attaché.e au respect de la confidentialité et être soucieux.se de tenir vos engagements.

Informations complémentaires & avantages :
- Salaire selon profil et expérience, autour de 45-50K euros brut annuel,
- CDD temps plein, d'une durée initiale de 4 à 6 mois, prolongeable,
- Télétravail à raison de 2 jours par semaine (sauf les lundi et vendredi),
- Participation et intéressement,
- CSE,
- Titres restaurant,
- Journées bien-être,
- Environnement anglophone,
- Périmètre RH France d'une trentaine de salariés.

A noter que deux entretiens sont à prévoir avec la société (le premier en visio), et que nous demanderons de nous transmettre un CV en français et en anglais.

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