Posté il y a 1 mois
Assistant(e) de Direction Comex en CDI à Paris 8ème H/F
Dynamis-RH, spécialiste des métiers de la Comptabilité, Gestion, Paie, Ressources Humaines, Juridique et Digital/IT recherche pour l’un de ses clients, un(e) Assistant(e) de Direction Comex en CDI à Paris 8ème H/F.
Description
Au sein d'une belle structure, qui a su s'imposer dans son domaine depuis plusieurs années, nous recherchons un Assistant(e) de Direction pour travailler en étroite collaboration avec 3 Directeurs du groupe.
Vos missions seront les suivantes :
Gestion administrative et suivi :
- Gérer des courriers entrants et sortants, les emails et les appels téléphoniques destinés au COMEX.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents, y compris ceux liés aux dossiers spécifiques suivis par le Directeur.
- Assurer et soutenir le suivi des dossiers spécifiques tels que la certification Qualibat
- Assurer la gestion et le suivi des parapheurs, en veillant à ce que tous les documents soumis à la signature ou à la validation des Directeurs soient traités en temps opportun et de manière appropriée.
- Organiser et maintenir les agendas des membres du COMEX (rendez-vous, réunion et déplacements)
- Mettre à jour régulièrement le Planning Flux des directeurs en fonction de leur agenda Outlook, en assurant une coordination efficace avec les autres membres de l'équipe.
- Gérer le classement et l'archivage des dossiers de manière organisée et systématique.
Mise à jour des tableaux de suivi et des fichiers administratifs :
- Actualiser et maintenir les tableaux de bord, les fichiers de revue des salaires, les permis de conduire, les synthèses des résultats des élections de CSE, ainsi que d'autres fichiers administratifs pertinents.
- Effectuer une veille administrative sur les dossiers qui concernent la Direction, en assurant une documentation complète et à jour.
Collaboration et communication :
- Assurer une interface efficace avec les agences régionales et les autres départements de l'entreprise.
- Collaborer étroitement avec les Assistantes des différentes entités du groupe, en facilitant la communication et la coordination des activités.
- Travailler en étroite collaboration avec les services juridiques et la comptabilité pour des tâches administratives spécifiques, en fournissant un support et une assistance lorsque nécessaire.
- Transmettre les données RH importantes au service paie : embauches, modification des taux horaire, primes, congés payés, etc…
Suivi des procédures et gestion administrative des processus :
- Veiller à l'application correcte des processus administratifs et des procédures internes au sein du COMEX.
- Effectuer la création mensuelle des notes de frais des directeurs dans Pupitre.
- Contrôler les notes de frais et les fiches d'investissement, et relancer les collaborateurs si nécessaire pour garantir leur soumission dans les délais impartis.
- Rédiger et envoyer les convocations du CSE ainsi que les comptes-rendus de réunion.
Profil
Nous recherchons un(e) candidat(e) disposant d’une formation en gestion administrative ou d’une expérience équivalente, capable de s'adapter à un environnement dynamique. Le/la candidat(e) devra démontrer une excellente maîtrise des outils informatiques et particulièrement du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), indispensables pour une gestion efficace des tâches quotidiennes.
Doté(e) d’un sens de l'organisation développé, le/la candidat(e) devra faire preuve de rigueur et de précision dans l’exécution de ses missions. Il/elle saura gérer plusieurs priorités en parallèle tout en maintenant un haut niveau d’efficacité, et être en mesure de travailler de manière autonome tout en respectant les échéances.
Le poste nécessite également d’excellentes compétences en communication écrite et orale, afin d'interagir de manière professionnelle avec différents interlocuteurs, tant en interne qu’en externe. Un sens du service prononcé, allié à une grande discrétion et à un respect absolu de la confidentialité, est essentiel pour gérer les informations sensibles et soutenir les équipes dans leurs missions.
Postes à pourvoir en 39h.
Avantages :
- 13ème mois
- Participation
- Tickets restaurants
- Mutuelle et prévoyance
Si cette description correspond à votre profil, nous serons ravis de vous rencontrer pour échanger sur vos compétences et vos motivations.
